Gestionarea fortei de munca este o provocare fara sfarsit. Recrutare, ofertare, head-hunting, integrarea noilor angajati, volatilitatea acestora, sunt toate puncte de presiune pe seama conducerii unei companii si a departamentului de resurse umane.

Obligatiile din sfera managementului angajatilor sunt in mare parte strict reglementate de lege, iar acolo unde legiuitorul nu a indicat in detaliu modul de indeplinire a procedurilor fata de angajati, practica si ghidurile ITM, articolele de specialitate vin sa completeze imaginea. 

Tratam astazi chestiunea dosarelor de personal: cat de important este sa fie corect intocmite, completate pe parcursul angajarii si actualizate – nu numai din cauza amenzilor pe care le risca societatea, ci si dintr-o alta perspectiva, aceea a potentarii unei si asa preexistente vulnerabilitati a angajatorului, in fata angajatului, in caz de litigiu. 

Fara a contesta nicio secunda importanta protejarii angajatilor si a drepturilor acestora, trebuie sa privim cu respect si catre responsabilitatea care apasa pe umerii angajatorilor, caci sarcina lor nu este deloc una usoara.  

Toti angajatorii au obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariatii incadrati cu contract individual de munca, de a-l pastra in bune conditii la sediul societatii angajatoare sau, dupa caz, la sediul secundar, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Potrivit art.7 al Hotararii nr. 905/2017privind registrul general de evidenta a salariatilor, dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente: actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, acte de studii/certificate de calificare, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.

Detaliind, dosarul va cuprinde:

A. Actele necesare angajarii:

• copie a cartii de identitate/pasaportului sau dovada de rezidenta;
• copii ale actelor de studii;
• avizul medicului de medicina muncii (fisa de aptitudini);

B. Contractul individual de munca, neaparat insotit de fisa postului;

C. Actele aditionale privind incheierea, executarea, suspendarea, modificarea si incetarea contractului individual de munca;

D. Alte documente:

• cererile angajatului de aprobare a concediului de odihna;
• declaratia pe propria raspundere privind persoanele aflate in intretinere pentru acordarea deducerii personale;
• alte tipuri de cereri, declaratii etc.

Pe langa aceste documente obligatorii, angajatorul poate solicita si alte documente pe care le considera importante pentru derularea raporturilor de munca, calculul si plata salariului, precum si pentru dovedirea corectitudinii celor declarate de angajat:

• Certificatul de nastere, certificatul de casatorie, certificatul de nastere al copiilor si hotararea de divort;
• Copii ale adeverintelor de la locurile de munca anterioare;
• Recomandari de la locurile de munca anterioare;
• Cazierul judiciar, in original, daca este cazul;
• Curriculum vitae, semnat si datat de catre angajat;
• Oferta de angajare;
• Raportul de evaluare conform criteriilor stabilite;
• Copie a permisului de conducere – daca este cazul;
• Extrasul bancar pentru contul in care i se vireaza salariul;
• Declaratia pe propria raspundere data de salariat privind persoanele aflate in intretinerea sa pentru acordarea deducerii, precum si documentele justificative ale persoanelor luate in intretinere;
• Declaratia pe propria raspundere data de salariat privind luarea la cunostinta a Regulamentului Intern al angajatorului;
• Procese verbale de primire a bunurilor companiei (telefon mobil, laptop, automobil).
• Acordul angajatului cu privire la procesarea datelor cu caracter personal.

Angajatorii au obligatia de a pastra datele si dosarele personale ale fiecarui angajat in conditii corespunzatoare, pentru a asigura securitatea datelor si respectarea prevederilor legale privind protectia datelor cu caracter personal. 

Dosarele de personal trebuie prezentate inspectorilor ITM, la solicitarea acestora.

Dintre sanctiunile prevazute de Hotararea nr. 905/2017, indicam cu titlu de exemplu, urmatoarele:

• Constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 8.000 lei refuzul de a pune la dispozitia inspectorului de munca documentele care au stat la baza inscrierilor efectuate in registru
• Constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 3.000 lei la 6.000 lei completarea registrului cu date eronate sau incomplete
• Constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 2.000 lei la 5.000 lei incalcarea obligatiei de a pastra dosarul personal la sediul angajatorilor sau, dupa caz, la sediul secundar

Intr-o alta ordine de idei, cu siguranta va este cunoscuta si sintagma “vulnerabilitatea unei companii sta in fiecare angajat al sau.” 

Noi consideram ca o afirmatie la fel de valabila ar fi si „vulnerabilitatea unei companii sta in fiecare doar de salariat.”

Fiindca de fiecare daca cand intervine o situatie conflictuala intre angajati, cele care vor “vorbi” vor fi actele: contractul de munca, fisa postului, pontajul, procedura si evidenta zilelor de concediu, etc. Dosarul de personal este punctul de plecare al probatoriului si un dosar intocmit fara simt de raspundere reprezinta din start un handicap greu de acoperit ulterior. 

Un dosar incomplet duce cu gandul la neseriozitate, lipsa de consecventa, chiar lipsa de respect la adresa angajatilor si un slab control al conducerii asupra departamentelor din subordine.

O fisa de post nesemnata, la dosar, induce un cadru de lucru incert si poate eroda intregul proces de evaluare.

De cele mai multe ori nici nu este vorba de incompetenta sau neglijenta departamentului HR. Din contra. Exista multe locuri de munca care se subordoneaza unui cod nescris al respectului, onoarei, increderii si insista sa se bazeze pe ideea ca se poate si fara constrangeri.

Din pacate, noi consideram ca nu aceasta este maniera corecta de a arata dezinvoltura in relatie. Aceasta se poate crea in timp, prin conlucrare armonioasa, un mediu de lucru flexibil si prietenos asigurat de angajator, dublat de respectul si seriozitatea fata de sarcini a angajatului si bineinteles de vechimea sa in firma. 

Atunci cand, ca angajator, te vezi in situatia de a nu putea concedia un angajat slab performant, esti avertizat de avocati ca poti fi obligat la plata de salarii compesatorii care iti pot pune in pericol insasi solvabilitatea firmei, te vezi obligat sa inchei un acord de incetare cu “n” salarii compesatorii, fiindca nu s-a acordat atentie unui lucru atat de banal ca un dosar de personal, intelegi ca o amenda de la ITM ar fi de fapt, cea mai mica problema a ta.   

Este important sa vedem intotdeauna imaginea de ansamblu a fiecarei operatiuni pe care o desfasuram si sa o indeplinim cu reponsabilitate. Sub aparenta de banalitate se pot ascunde, de fapt, mari riscuri. 

Tragem un semnal de alarma si militam pentru instructajul angajatilor din HR, dintr-un punct de vedere mai amplu, ca cel pe care un avocat cu experienta in zona litigiilor de munca il detine. De asemenea, nu este niciodata prea tarziu pentru auditarea dosarelor din societate si pentru remedierea lipsurilor, in lipsa presiunii pe care un conflict de munca o poate genera.

Autor: Av. Lavinia Rusu