Macar o data in viata am fost cu totii invatati de cineva mai experimentat sa citim notele de subsol ale unui contract, orice paragraf scris cu litere mici si explicatiile marcate cu stelute.

La fel de importante sunt insa si clauzele ce par lipsite de aplicabilitate, pe care suntem tentati sa le citim printre randuri. 

Se da urmatoarea ipoteza: un contract de zeci de pagini, intr-un limbaj tehnic, cu multiple trimiteri la anexe, care pot insuma si acelea alte zeci de pagini. Pe masura ce parcurgem documentul, intelegem obiectul, durata, drepturile si obligatiile partilor, modalitatea de incetare, penalitatile ce pot interveni si in ce cazuri. Pare ca am bifat tot ce era important. 

Insa tocmai pe aceasta diminuare a vigilentei ce se instaleaza odata cu parcurgerea unui contract mai amplu se bazeaza si cei care le redacteaza.

Ce capitole regasim in general dupa “Incetarea contractului” sau “Litigii si legislatie aplicabila”?

1.Forta majora; 2. Confidentialitatea; 3. Protectia datelor cu caracter personal; 4. Notificari; 5. Reduceri de responsabilitate contractuale; 6. Impreviziunea; 7. Clauze negociate, asumate de profesionisti; 8. Limba ce prevaleaza; 9. Prevalenta Contractului peste orice document semnat anterior.

Scurte considerente ale riscurilor pe care vi le asumati neacordand atentie suficienta si acestor randuri sau pagini de final de contract:

1. Forta majora

Acest capitol si-a aratat adevarata valoare practica odata cu pandemia Covid 19, atunci cand majoritatea contractelor au fost afectate pe termen lung de un eveniment cu adevarat imprevizibil si insurmontabil. 

In primul rand, este deosebit de important ca aceasta clauza sa existe in Contract. Daca nu exista nicio referire la clauza majora, nu se poate emite Certificatul de de avizare a existentei cazului de forta majora de catre Camera de Comert si Industrie.

Clauza clasica prevede definitia fortei majore, insa uneori pana si definitia este una usor diferita fata de ceea ce prevede Codul Civil, asa ca recomandam lecturarea cu atentie a cazurilor expres prevazute in Contract a ceea ce inseamna pentru parti caz de limitare sau de exonerare de raspundere.

Este important de stabilit si daca inseram obligativitatea certificarii intervenirii unui caz de forta majora de catre Camera de Comert si Industrie – ipoteza care implica o procedura si costuri sau daca partile considera suficienta o simpla notificare scrisa emisa de partea afectata.

Si mai cu seama, este important sa stabiliti cu claritate ce se intampla in mod practic in fiecare contract in parte, in cazul intervenirii unui caz de forta majora. Nu recomandam folosirea aceleiasi clauze generale pentru toate contractele, indiferent de cat de bine este ea scrisa. Un contract de comodat nu va fi afectat in acelasi fel de o alunecare de teren/o epidemie, cum este afectat un contract de inchiriere al unui spatiu de birouri.

Mai cu seama, este important ce este mentionat in aceasta clauza fiindca atunci cand relatiile contractuale se racesc, nici macar Certificatul emis de Camera de Comert nu opreste curgerea platilor sau a penalitatilor. Acest lucru il va stabili o instanta, bazandu-se in mod covarsitor pe clauzele de forta majora agreate de parti la semnarea contractului.

2. Confidentialitatea

Partile pot stabili in mod exhaustiv sau exemplificativ ce fel de date vor purta caracter confidential si pentru ce perioade de timp nu pot fi folosite, sub sanctiunea platii de penalitati in sume uneori extrem de mari, tocmai pentru a intari importanta acestora pentru partea care le dezvaluie in scopul indeplinirii obiectului contractului. Puteti alege sa pastrati respectivele penalitati deja stabilite contractual, fara a fi fost dovedite, sau sa alegeti varianta mai sigura in care sa stipulati ca partea in culpa care a incalcat clauza de confidentialitate va plati intregul prejudiciu stabilit de o instanta competenta, prin hotarare definitiva.

Uneori, una din parti o obliga pe cealalta sa incheie contracte de munca sau de colaborare cu prepusii sai care sa includa in mod expres clauze de confidentialitate. Astfel de clauze nu pot ramane nepuse in practica, fiindca credibilitatea unei societati care promite o astfel de conduita si nu o aplica, cu greu ar mai putea fi recladita.

3. Protectia datelor cu caracter personal 

Fiecare contract presupune prelucrarea de date cu caracter personal, fie ca sunt doar numele si adresele de posta electronica ale administratorilor sau reprezentantilor partilor la semnarea contractului, fie ca vorbim despre volume de date dintre cele mai sensibile.

Desi pare ca domeniul protectiei datelor cu caracter personal a facut un pas in spate fata de anii trecuti, nu trebuie sa trecem cu vederea importanta stabilirii calitatii fiecareia dintre parti (sunt parte operatori independent, asociati, sau exista o relatie de operator – persoana imputernicita?), notarea cu claritate a responsabilitatii fiecareia dintre ele, obligatiile tehnice ce le incumba, protocolul in caz de incident de Securitate, restituirea sau distrugerea datelor la sfarsitul colaborarii, etc.

Amenzile raman in continuare foarte mari in domeniu, astfel incat recomandarea noastra este sa acordati importanta necesara si acestui capitol si sa existe transpuse in practica fiecare din obligatiile asumate la nivel declarativ. Nu declarati ca sunteti aliniati standerdelor ISU in domeniu daca nu sunteti, nu sustineti ca practicati pseudonimizarea si anonimizarea datelor daca nu stapaniti procesele respective, externalizati serviciul daca va depaseste cunostintele sau resursele de timp de care dispuneti. 

4. Notificari

Partile au libertatea de a stabili cum isi vor comunica reciproc solicitarile pe parcursul desfasurarii contractului. Ele pot stabili ca metoda de contact fie clasica scrisoare cu recomandare, fie un simplu e-mail. In general orice sustinere orala trebuie dublata de una scrisa, ce poate constitui dovada in caz de litigiu. 

Este important sa cititi cu atentie acest articol atat din prisma modalitatii valabile de transmitere a infomartiilor, cat si ca termen in care notificarile se considera a fi fost transmise si de care se ia astfel la cunostinta. Cand timpul este de esenta desfasurarii contractlui, este important a sti daca partea are de intreprins o actiune in ziua primirii notificarii, in ziua urmatoare sau in urmatoarele cinci.

De asemenea, nu omiteti sa va notificati cocontractantii de fiecare data cand intervine o modificare de sediu, de adrese de e-mail, de persoane responsabile de contract, altfel, notificarile transmise de acestia vor fi valabile si termenele vor curge, indiferent ca nu au ajuns la dumneavostra.

5. Reduceri de responsabilitate contractuale

Veti intalni deseori in contracte fraze precum “x nu raspunde de beneficiul nerealizat”.Beneficiul nerealizat, lucrum cessans, alaturi de paguba efectiv suferita, descrie in mod complet prejudiciul ce poate fi reparat. Si desi suntem tentati sa decidem la semnarea unui contract sa nu modificam aceasta clauza, in unele situatii, ar putea face o diferenta colosala intre ce prejudicii putem demostra in instanta ca au fost deja suferite si contorizate, versus acest beneficiu nerealizat, care uneori este covarsitor mai mare. O echipa de constructori poate sta blocata intr-un contract in care platile au fost sistate din cauza incapacitatii de plata a beneficiarului sau din simpla sa rea credinta, timp in care poate rata proiectul anului, desi s-ar fi calificat si ar fi putut fi cea mai mare incasare de la infiintare pana in prezent. Iata deci un exemplu de o singura fraza in care sta, poate, diferenta intre continuarea unei afaceri si un faliment.  

6. Impreviziunea

Potrivit Codului Civil,partile sunt tinute sa isi execute obligatiile, chiar daca executarea lor a devenit mai oneroasa, fie datorita cresterii costurilor executarii propriei obligatii, fie datorita scaderii valorii contraprestatiei.  Cu toate acestea, daca executarea contractului a devenit excesiv de oneroasa datorita unei schimbari exceptionale a imprejurarilor care ar face vadit injusta obligarea debitorului la executarea obligatiei, instanta poate sa dispuna fie adaptarea contractului, pentru a distribui in mod echitabil intre parti pierderile si beneficiile ce rezulta din schimbarea imprejurarilor, fie incetarea contractului. 

Insa, ce este foarte important de mentionat este ca instanta poate lua aceste masuri NUMAI DACA debitorul nu si-a asumat riscul schimbarii imprejurarilor. Daca contractual debitorul obligatiei declara ca renunta la invocarea impreviunii, ulterior instanta nu va putea admite o astfel de solicitare.  

7. Clauze negociate, asumate de profesionisti

Traducerea unei clauze formulate, de exemplu, astfel: “Partile confirma ca prezentul Contract a fost negociat si incheiat intre profesionisti” este aceea ca partile, si aici ne referim in general la partea cu o pozitie contractuala inferioara, recunoaste ca au existat negocieri si compromisuri de ambele parti si ca inteleg exact obligatiile ce le incumba si riscurile asociate obiectului contractului.

De multe ori, in practica, asistam la ceea ce se numeste contracte de adeziune. Clauzele nu sunt negociabile, sau se accepta atat de putine modificari, incat nu afecteaza cu nimic esenta contractului. Clientul fie accepta contractul in forma propusa, fie se adreseaza unui alt furnizor de servicii/cocontractant. Cu toate acestea, respectivele contracte preseaza clientii sa afirme ca s-a negociat si ca clauzele nu le-au fost impuse.

Potrivit legii, Clauzele standard (care prevad in folosul celui care le propune limitarea raspunderii, dreptul de a denunta unilateral contractul, de a suspenda executarea obligatiilor sau care prevad in detrimentul celeilalte parti decaderea din drepturi ori din beneficiul termenului, limitarea dreptului de a opune exceptii, restrangerea libertatii de a contracta cu alte persoane, reinnoirea tacita a contractului, legea aplicabila, clauze compromisorii sau prin care se deroga de la normele privitoare la competenta instantelor judecatoresti) nu produc efecte decat daca sunt acceptate, in mod expres, in scris, de cealalta parte.

Spre protectia dumneavoastra, si in masura in care este posibil, declarati in contracte doar ceea ce se si intampla in fapt. 

8. Limba ce prevaleaza

In contractele bilingve, recomandam sa parcurgeti si aceasta clauza fiindca chiar daca contractul se semneaza intre entitati juridice romane, pe teritoriul Romaniei, limba care prevaleaza poate fi alta decat limba romana, iar textul trebuie verificat spre conformitate si cu atentia cuvenita acordata expresiilor specifice fiecarei limbi si a nuantelor.

Este de asemenea important de realizat faptul ca uneori nu exista paritate intre sistemele de drept, remediile legale, drepturile partilor in alte state, iar clauzele ce prevad astfel de mecanisme fara aplicabilitate in Romania ar putea fi considerate nule sau nescrise si nu va veti bucura de acestea chiar daca va bazati pe efectele lor. O cerere de consultanta catre un avocat specializat in dreptul contractelor va poate fi de un real folos in astfel de cazuri. 

9. Prevalenta Contractului peste orice document semnat anterior

Contractul reprezinta intreaga vointa a partilor si este important ca toate detaliile stabilite cu ocazia negocierilor sa se regaseasca in Contract si in anexele acestuia. Ce nu este cuprins in contract si in anexele lui nu va reprezenta obligatie pentru niciuna dintre parti si nici nu trebuie sa va asteptati la o altfel de conduita din partea cocontractantului dvs. Astfel incat recomandam ca toate asteptarile, cerintele, specificatiile dumneavoastra sa fie explicit transpuse in contract si sa nu va bazati nici pe conditii preagreate, nici pe promisiuni, speranta, prietenie si alte concepte care nu isi au locul in context contractual. 

Manifestul nostru pentru grija ce trebuie afirmata odata cu semnarea oricarui contract vine din situatiile practice cu care ne confruntam zilnic in activitatea de sprijinire a clientilor nostri. Vom sustine mereu verificarea de catre un specialist a unui contract inainte de semnare, pentru ca este infinit mai simpla gestionarea unui contract asumat in deplina intelegere a clauzelor sale, negociat in favoarea respectivei parti, decat incercarea de remediere ulterioara a unei relatii pornite cu stangul. 

Autor: Av. Lavinia Rusu