Societatile cu raspundere limitata, spre deosebire de societatile pe actiuni, desfasoara o activitate mai redusa in ceea priveste gradul de complexitate care nu presupune participarea unui numar foarte mare de asociati care sa ia decizii in cadrul adunarilor generale, de aceea, legea nu prevede obligativitatea numirii unui cenzor decat in caz de exceptie.
Exceptia este prevazuta de art. 199 alin. (3) din Legea 31/1990: Daca numarul asociatilor trece de 15, numirea cenzorilor este obligatorie. Situatia premisa este destul de simpla, cand societatea ajunge la un numar de 16 asociati, acestia din urma sunt obligati sa ia decizia numirii unui cenzor prin intermediul unei adunari generale a asociatilor si sa ii stabileasca atributiile in cadrul societatii. Rolul acestora este de a informa conducerea societatii in mod corect in ceea ce priveste gestiunea societatii si sa aduca la cunostinta atat neregulile constatate in administrarea societatii, cat si incalcari ale dispozitiilor legale si ale actului constitutiv.
Obligativitatea numirii unui cenzor pleaca de la ideea ca in societatile cu pana la 15 asociati nu este necesara numirea unui organ de control, controlul fiind efectuat de regula de catre fiecare asociat in parte. Unii dintre asociati au prerogativa administrarii societatii prin numirea acestora in functia de administratori, iar ceilalti asociati verifica si supravegheaza activitatea acestora din urma prin intermediul hotararilor adunarii generale prin care aproba actele si gestiunea acestora.
Legea impune si o restrictie in ceea ce priveste detinerea calitatii de cenzor in cadrul unui SRL, dispozitiile art. 161 alin. (2) aplicandu-se in mod corespunzator si in acest caz:
Nu pot fi cenzori, iar daca au fost alesi, decad din mandatul lor:
a) rudele sau afinii pana la al patrulea grad inclusiv sau sotii administratorilor;
b) persoanele care primesc sub orice forma, pentru alte functii decat aceea de cenzor, un salariu sau o remuneratie de la administratori sau de la societate sau ai caror angajatori sunt in raporturi contractuale sau se afla in concurenta cu aceasta;
c) persoanele carora le este interzisa functia de membru al consiliului de administratie, respectiv al consiliului de supraveghere si al directoratului, in temeiul art. 731;
d) persoanele care, pe durata exercitarii atributiilor conferite de aceasta calitate, au atributii de control in cadrul Ministerului Finantelor Publice sau al altor institutii publice, cu exceptia situatiilor prevazute expres de lege.
In ceea ce priveste remuneratia, cenzorii urmeaza un regim special in sensul in care legea stabileste ca acestia vor primi o remuneratie fixa determinata prin actul constitutiv sau de adunarea generala care i-a numit. Cu toate acestea, veniturile obtinute de cenzori sunt asimilate veniturilor salariale conform art. 76 alin. (2) lit. i): Regulile de impunere proprii veniturilor din salarii se aplica si urmatoarelor tipuri de venituri, considerate asimilate salariilor: i) sumele primite de membrii comisiei de cenzori sau comitetului de audit, dupa caz, precum si sumele primite pentru participarea in consilii, comisii, comitete si altele asemenea.
„Pentru modul in care isi indeplinesc atributiile, cenzorii raspund civil si penal. Raspunderea civila a cenzorilor fata de societate este guvernata de regulile mandatului, dispozitiile referitoare la administratori de la art. 73 din Legea Societatilor fiind, conform art. 166 alin. (1) si (3) aplicabile si cenzorilor. Raspunderea lor este asadar una contractuala, culpa apreciindu-se diferti dupa cum mandatul este remunerat sau nu, conform art. 2018 alin. (1) C. Civil, sau dupa cum cenzorul este profesionist sau nu, conform art. 1358 C. Civil.” (Legea Societatilor comentata si adnotata – Sebastian Bodu, pag. 906).
Desigur, numirea acestuia trebuie inregistrata la Registrul Comertului in termen de maxim 15 zile de la numirea acestuia, inregistrare ce presupune modificarea actului constitutiv si transmiterea tuturor documentelor aferente pentru efectuarea mentiunii in registrul electronic. Cererea se solutioneaza de persoana responsabila, iar in cazul in care toate prevederile legale sunt indeplinite se dispune modificarea registrului electronic al societatii.