Orice persoana care isi doreste sa infiinteze o societate cu raspundere limitata (SRL) singura sau impreuna cu alte persoane trebuie sa parcurga anumiti pasi premergatori, inainte de a depune cererea de inregistrare in fata Oficiului National al Registrului Comertului.

Printre documentele necesare se regaseste si actul constitutiv, poate cel mai important document depus odata cu cererea de infiintare. Adesea, asociatii nu acorda destul importanta acestuia, prelunad de cele mai multe ori un draft de act constitutiv care se regaseste pe website-ul ONRC, fara sa inteleaga ca in esenta sa actul constitutiv este un contract cu clauze care reglementeaza activitatea viitoare a societatii, precum si relatiile dintre asociati. In cele ce urmeaza, vom prezenta cateva aspecte ce trebuie sa fie avute in vedere in momentul redactarii actului constitutiv.

1. Codurile CAEN

De obicei asociatii aleg sa mentioneze in actul constitutiv o serie foarte lunga de coduri CAEN, insa simpla mentionare in actul constitutiv nu ii confera societatii dreptul de a presta respectivele activitati. Pentru a preintampina plata unei amenzi, asociatii trebuie sa se asigure ca acele coduri CAEN au fost mentionate in declaratia model 2 la infiintare si apar drept activitati pe care societatea le poate presta la sediu, sediile secundare sau la terti.

2. Clauza de continuitate cu mostenitorii

Potrivit art. 229 din Legea 31/1990 Societatile in nume colectiv sau cu raspundere limitata se dizolva prin falimentul, incapacitatea, excluderea, retragerea sau decesul unuia dintre asociati, cand, datorita acestor cauze, numarul asociatilor s-a redus la unul singur. Mai exact, daca in actul constitutiv nu se prevede faptul ca societatea urmeaza sa fie „preluata” de mostenitorii unuia dintre asociati sau de mostenitorii asociatului unic, societatea trebuie sa intre in dizolvare care are ca efect incetarea existentei acesteia. Mai mult decat atat, in situatia descrisa mai sus, societatea nu va mai putea lua decizii, intrucat nu s-ar putea intruni cvorumul necesar, nu isi va mai putea onora raporturile contractuale existente cu terte societati si va trebui sa efectueze demersurile pentru numirea unui expert care sa se ocupe de lichidarea si dizolvarea acesteia.

3. Dreptul de preemptiune in cazul cesionarii partilor sociale

Infiintarea unei societati se bazeaza in mod esential pe increderea pe care fiecare asociat o are fata de ceilalti asociati, insa, intervin momente in care, din diferite motive, unul dintre fondatori doreste sa isi vanda partea sa de afacere (partile sociale) catre o terta persoana. In functie de procentul acestuia, acest demers poate afecta in mod substantial societatea, intrucat, deciziile se pot lua in functie de un anumit cvorum si de un anumit numar de parti sociale si trebuie sa ne imaginam situatia in care se vinde pachetul majoritar de parti sociale. In plus, aceasta cesiune se realizeaza de cele mai multe ori catre o persoana straina de societate, iar fostii asociati vor fi nevoiti sa coexiste in viata societatii impreuna cu aceasta nou persoana.

De aceea, este recomandat sa fie mentionat in cadrul actului constitutiv un drept de preemptiune al asociatilor fata de partile sociale detinute de ceilalti, astfel incat, ori de cate ori, unul dintre asociati isi exprima intentia de a isi vinde propriile parti sociale, ceilalti vor avea priopritate la aceasta vanzare pentru a pastra si a continua activitatea societatii cu persoanele care s-au aflat de la inceput la conducerea acesteia.

4. Luarea deciziilor in cadrul societatii

Legea societatilor prevede ca anumite decizii ce privesc societatea se iau cu majoritate simpla, absoluta sau in unanimitate, in functie de complexitatea deciziei si modul in care aceasta influenteaza societatea. Cu toate aceste, asociatii pot sa prevada masuri mai restrictive referitoare la cesionarea partilor sociale, revocarea administratorului, schimbarea obiectului de activitate al societatii, astfel incat sa stabileasca pentru deciziile importante (din punctul lor de vedere) necesitatea intrunirii vointei asociatilor in unanimitate. Fara intrunirea cvorumului necesar, deciziile nu vor putea fi luate de asociatii care detin majoritatea partilor sociale si astfel, asociatii minoritari vor putea fi protejati din acest punct de vedere.

5. Cazuri de retragere/excludere

Dispozitiile legale prevad cateva cazuri de excludere sau retragere a asociatilor din cadrul SRL-ului, acestea fiind exhaustiv prevazute de art. 222 si art. 226, insa, avand in vedere natura juridica de contract a actului constitutiv, partile (asociatii) au posibilitatea sa prevada alte cazuri de excludere/retragere, astfel incat sa nu fie necesara demararea unei actiuni in instanta pentru a se decide asupra retragerii/excluderii unuia dintre asociati.
De aceea este recomandat ca un act constitutiv sa fie redactat inca de la inceput in asa fel incat sa prevada vointa partilor si sa preintampine situatiile in care legea contine dispozitii contrare vointei lor.